Töökoha vaimse tervise riskianalüüsi mall

Construction worker

Paljudes riikides on olenevalt teie ettevõtte suurusest sageli kohustuslik kirja panna riskihindamise protokoll kõigele, mis on seotud teie töötajate ohutusega, nii füüsilise kui ka vaimse.
Kuigi potentsiaalsete õnnetuste loetlemine võib tunduda suhteliselt lihtne, võib vaimse tervise probleemide ja nende vallandajate hindamine olla üsna keeruline.
Oleme kokku pannud selle töökohal vaimse tervise riskihindamise malli, tuvastades valdkonnad ja küsimused, mida saate oma olukorrale kohandada ja kohandada, et aidata teil alustada! 
Pidage meeles, et selle toimimiseks ja asjakohaseks muutmiseks peate potentsiaalsete riskide ja praeguste olukordade loetlemisel olema võimalikult realistlik ja aus. Olukorra tõeline mõistmine on esimene samm muutuste suunas!

I – Tuvastage riskid ja potentsiaalsed stressitekitajad

Need võivad erineda sõltuvalt ettevõtte tüübist, tööstusharust, suurusest ja sellest, kas see on täielikult kaugtöö või mitte, kuid üldiselt saame tuvastada 7 stressitekitaja valdkonda, mida käsitleme allpool. Iga jaotise all oleme välja toonud mõned küsimused, millele võite soovi korral vastata, olgu see siis “Jah”, “Ei” või “Pole kindel”.

Riskide tuvastamine on vaid pool võitlusest.

Ärge raisake tunde tabelite käsitsi jälgimisele. Siffi platvorm automatiseerib hindamisprotsessi, andes teile reaalajas andmeid stressitaseme ja psühholoogilise turvalisuse kohta kogu teie organisatsioonis.

1. Keskkond

See võib tähendada:
  • Ergonomiline seadistus
  • Valguse ja õhu kvaliteet
  • Ruumikus
  • Mürasaaste
  • Mugav temperatuur (liiga külm või liiga soe)
  • Kaasaegne disain (raske ligipääs inimestele, kelle mobiilsus on piiratud…)
Need on vaid mõned keskkonna stressitekitajad, mida võite oma töökohas potentsiaalselt tuvastada.
Keskkonna osa riskide tuvastamisel vastake oma parimatele võimetele järgmistele küsimustele:
  • Kas on füüsilisi ohte (müra, temperatuur, kemikaalid jne)?
  • Kas on tõsi, et töö füüsilisi ja vaimseid nõudeid ei ole töökoha kujundamisel arvesse võetud töötajate võimete osas?
Kui teie meeskond on hübriidne või täiesti kaugtööl, küsige endalt, millist tuge ettevõte praegu pakub, et tagada iga töötaja turvaline töökeskkond nende kodukontoris.
Raske on väljapoole mõelda, kui oled selles sees

2. Rolli nõudmised

See hõlmab:
  • Suur töökoormus
  • Sagedane ületunnitöö
  • Nõudmised ei vasta ametijuhendile
  • Kiire tempo
Siin on mõned meie soovitatud küsimused, millele tõepäraselt vastata:
  • Kas töötajad töötavad regulaarselt või ajutiselt suure surve all (kiirtööd, ranged tähtajad)?
  • Kas töötajate tööpäevad on regulaarselt või ajutiselt pikad?
  • Kas töökoormus on regulaarselt või ajutiselt väga suur?
  • Kas töö on monotoonne?
  • Kas on tõsi, et töötajad ei tea, millised on nende kohustused?
  • Kas töötajatele esitatakse vastuolulisi nõudmisi?
Rahuldamata ootused on suured stressitekitajad

3. Kontroll/juhtimine

Asjad nagu:
  • mikrojuhtimine,
  • kui palju vabadust on töötajatel oma töö tegemise osas
  • pudelikaelad
Soovitatud küsimused:
  • Kas uued töötajad alustavad tööd ilma piisava sissejuhatava koolituse ja juhendamiseta?
  • Kas töötajatel puudub võimalus mõjutada oma töö tegemise viisi?
  • Kas töötajatel puudub võimalus mõjutada oma töö sisu?
  • Kas töötajatel puudub võimalus planeerida oma tööd, teha ise otsuseid ja võtta vastutust?
  • Kas ülesanded on nii killustatud, et töötajad ei mõista oma panust lõpptootesse?
  • Kas tööaeg on fikseeritud?
Millal muutub juhendamine mikrojuhtimiseks?

4. Tugi

See võib tähendada:
  • võrgus ja väljaspool võrku ressursid, nagu rakendused, esmaabijad ja kolmandad osapooled
  • Tähistamine/julgustamine
  • programmid ja koolitused kohapeal või kolmandate osapoolte spetsialistide kaudu
Soovitatud küsimused:
  • Kas töötajad tunnevad puudust nii positiivsest kui ka negatiivsest tagasisidest?
  • Kas töötajad ei saa tunnustust ja neid ei premeerita ootuste ületamise eest?
  • Kas töötajad tunnevad puudust juhtide ja kolleegide toetusest?
Ära alahinda positiivse tagasiside jõudu

5. Suhted

See hõlmab:
  • Kuidas inimesed üksteist pöörduvad,
  • olemasolev kultuur: rituaalid ja traditsioonid
  • kuidas käsitletakse häid ja halbu käitumisi
  • konfliktide juhtimine
Soovitatud küsimused:
  • Kas sotsiaalne kliima töökohal on halb?
  • Kas koostöö töötajate gruppide (nt osakondade) vahel on halb?
  • Kas töötajate vahel esinevad isiklikud või grupisiseseid konflikte ?
  • Kas tööprobleemid ja probleemid töötajate ning juhtkonna vahel jäävad lahendamata?
  • Kas töötajate vaheline konkurents on tugev?
  • Kas esineb kiusamist või ahistamist?
Avatud ruum või koht kuulujuttudeks?

6. Muutus

Kas teie ja teie kolleegid teavad:
  • Kuidas muutuvaid olukordi käsitletakse?
  • Kuidas seda kommunikeeritakse?
Soovitatud küsimused, mida uurida:
  • Kas on tõsi, et töötajad jäävad toetusteta muutuste ajal või kui ettevõtte tulevik on ebakindel, et vältida rahulolematust?

7. Teised / isiklik

Kõik seotud konkreetsete juhtumite, üks-ühele olukordadega. Kui kellelgi on erilised vajadused, mis võivad vallandada vaimse tervise probleemid…

Mis nüüd?

Et hinnata teie ettevõtte riskitasemeid, kontrollige, kui palju neist küsimustest vastati positiivselt.
Soovitame vastates nendele küsimustele olla pigem range kui leebe. See aitab olukorda kiiremini parandada.
Üks viis riski hindamiseks võib olla järgmine: 
  • Riskitase 0: ühtegi vastust ei vastatud positiivselt.
  • Riskitase 1: oli kuni kaks “JAH” vastust kokku kõigi küsimuste peale
  • Riskitase 2: oli vähemalt üks “JAH” vastus igas alakategoorias
  • Riskitase 3: viis või enam “JAH” vastust.

Kas soovite luua kuldstandardi heaolukultuuri?

Olge kursis uusimate parimate tavadega vaimse tervise riskide juhtimises, alates läbipõlemise tuvastamisest kuni progressiivse juhtimise valdamiseni.
Kui selgub, et teie ettevõte või meeskond on riskitasemel 2 või 3, siis on siin mõned meetmed, millele tähelepanu pöörata, et alustada oma skoori ja ettevõtte üldise heaolu parandamist:
Rolli osas
  • Määratlege selgelt töötajate ülesanded, funktsioonid ja vastutusalad.
  • Tagage, et piisavad ressursid on üldiselt kättesaadavad, eriti kõrge nõudluse ajal.
  • Struktureerige tegevused ja töövoog ümber, et vältida kitsaskohti ja korduvaid kõrge töökoormuse aegu.
  • Teavitage töötajaid ette tootmisplaanidest ja võimalikest kõrge stressi perioodidest.
  • Jälgige töökoormust ja kontrollige süstemaatiliselt, kuidas töötajad toime tulevad väga kõrge füüsilise ja vaimse koormusega.
  • Hoidke ületunnitööd minimaalsena ja leppige kokku viisid, kuidas kompenseerida väga kõrge töökoormusega perioode.
  • Tagage, et töötajatel on piisav koolitus ja oskused oma ülesannete täitmiseks.
  • Julgustage töötajaid pidevalt oma oskusi arendama.
  • Laiendage tööülesannete ulatust, et mitmekesistada tööd.
Ülesannete juhtimise osas
  • Konsulteerige töötajate ja nende esindajatega töökorralduse, sisu ja mahu osas.
  • Näidake oma töötajatele usaldust, delegeerides vastutuse ja probleemide lahendamise.
  • Jälgige pidevalt töötajate rahulolu oma tööga.
  • Suurendage töötajate kaasatuse tunnet oma töösse, näiteks rõhutades nende töö laiemat mõju ja esile tõstes nende rolli ja panust lõpptootesse või teenusesse.
  • Viige sisse paindlikud tööajatabelid ja peresõbralikud lahendused.
Sotsiaalse kliima osas
  • Arendage ja rakendage meetmeid konfliktide lahendamiseks töökohal.
  • Pidage koosolekut, et arutada olemasolevaid probleeme töötajate seas. Julgustage töötajaid leidma probleemide põhjuseid ja lahendusi.
  • Pakkuge koolitust isiklike konfliktide lahendamisel. Tagage eriti, et juhid on saanud vajaliku koolituse ja suudavad inimesi juhtida.
  • Arendage ja rakendage kiusamisvastast poliitikat.
Toe osas
  • Õpetage juhte andma konstruktiivset tagasisidet ning kiitma ja toetama alluvaid.
  • Korraldage uutele töötajatele korralik sisseelamiskoolitus; kaasake kogenud töötajad uutele töötajatele juhendajateks, õpetajateks ja mentoriteks.
  • Suhelge töötajate ja nende esindajatega selgelt ja avalikult kõigi kavandatud muudatuste (sealhulgas koondamiste) osas enne, ajal ja pärast muudatusi.
  • Lubage töötajatel arutada ja mõjutada muudatusi.
  • Pakkuge koondatavatele töötajatele spetsialiseeritud koolitust ja professionaalset nõustamist nende tulevaste karjäärivõimaluste osas.
Isegi kui leiate end madala riskitasemega, ei tohiks see takistada teid nende probleemide käsitlemisest. Jätmata “ravimata”, kipuvad probleemid pigem kasvama kui iseenesest kaduma.

II – Hinnake, mis on juba olemas (kolmandad osapooled, koolitus..)

See on teie võimalus põhjalikult üle vaadata, mida ettevõte on juba rakendanud ja pakub töötajatele nende riskide jälgimiseks ja vähendamiseks.
  1. Loetlege pingutused, mida ettevõte on teinud tööruumi või kodust töötamise korralduse parandamiseks
  2. Selgitage, mis on paigas, et veenduda, et ootused vastavad reaalsusele töökoormuse ja juhtimise osas
  3. Jagage, millist paindlikkust personal oma ülesannetega omab
  4. Loetlege, millist tuge pakutakse personalile vaimse tervise ja heaolu osas
  5. Jagage ettevõtte kultuuri, juhiseid, väärtusi ja reegleid.
  6. Selgitage, kuidas muudatusi käsitletakse ja kogu ettevõttele edastatakse
Nüüd olete valmis tegema edasiliikumise plaani!

III – Tegevuskava vaimse tervise ja heaolu parandamiseks

Omage plaani!
Nüüd, kui olete riskid tuvastanud ja kindlaks teinud, mis on hetkel olemas, on veel mõned olulised asjad teha:
  • Jälgige innovatsiooni ja uurige, mida saab igas valdkonnas parandada ning mida teha kriisi/hädaolukorra puhul
  • Kui vaja, parandage protsesse (kuidas teavitada personali olemasolevast)
  • Määrake selge vastutus. Ilma ametliku vastutajata võib vastutus kiiresti ühise vastutuse limbosse langeda
  • Määrake uute rakenduste tähtaeg
  • Jälgige, vaadake üle ja uuendage regulaarselt
Pole kunagi liiga hilja hakata hindama vaimse tervise ja heaolu riske teie ettevõttes.
Alguses võib see tunduda hirmutav, kuid see ei pea olema.
Alustage sellest, mida teate, ja kaasake vajadusel spetsialistide ja kolmandate osapoolte abi. Ärge eeldage vastuseid, olge ausad ja vaadake, kuidas teie meeskonna vaimne tervis paraneb!
Tundke riske. Teavitage neist. Olge valmis aitama, kui need ilmnevad.
Seotud:

Muutke oma riskihindamine hoolivuse kultuuriks.

Riski tuvastamine on esimene samm. Teada, kuidas seda parandada, on järgmine. Meie ekspertide juhitud töötoad personalijuhtidele ja juhtidele annavad praktilisi oskusi, mis on vajalikud teie hinnangus leitud lünkade kõrvaldamiseks.

Korduma kippuvad küsimused

Paljudes jurisdiktsioonides on tööandjatel seaduslik „hoolitsuskohustus” kaitsta töötajaid nii füüsilise kui ka psühholoogilise kahju eest. Kuigi konkreetsete seaduste kohaselt on nõuded riigiti erinevad, on teatud suurusega ettevõtetele sageli kohustuslikud dokumenteeritud riskihindamised, et näidata, et nad tuvastavad ja leevendavad aktiivselt psühhosotsiaalseid ohte, näiteks läbipõlemist, kiusamist ja liigset töökoormust.

Riskihindamine ei ole ühekordne ülesanne; see peaks olema “elav dokument.” Vähemalt tuleks seda üle vaadata kord aastas. Kuid peaksite käivitama ka uue hindamise suuremate organisatsiooniliste muutuste ajal, näiteks ühinemise, kaugtööle ülemineku või märkimisväärse töötajate voolavuse või haiguslehtede arvu kasvu korral.

Sisemised küsitlused on suurepärased “puudutuse kontrollimiseks,” kuid neil on sageli madal ausus, kui töötajad kardavad, et nende vastused pole tõeliselt anonüümsed. Professionaalne hindamine, nagu Siffi platvormi kaudu läbiviidavad, kasutab valideeritud psühholoogilisi raamistikke ja kolmanda osapoole anonüümsust, et saada palju täpsem ülevaade riskitasemetest, ilma sisepoliitika eelarvamuseta.

Kuigi füüsilised ohud on kodus väiksemad, suurenevad sageli psühholoogilised riskid. Kõige tavalisemad varjatud stressiallikad kaugmeeskondades on “hägused piirid” (raskused välja lülitamisel), sotsiaalne isolatsioon ja “digitaalne hõõrdumine” (frustratsioon tööriistadega või selge asünkroonse suhtluse puudumine).

Autori kohta

Morgane Oleron

Morgane Oléron

Psühholoogia sisulooja Siffis

Morgane loob kaastundlikku ja kaasahaaravat sisu, mis muudab vaimse tervise vestlused inimlikumaks ja kättesaadavamaks. Siffis ühendab ta jutustamise ja strateegia, et edendada hoolivuse ja ühenduse kultuuri töökohal.