Töökoha vaimse tervise riskianalüüsi mall

Construction worker

Paljudes riikides on olenevalt teie ettevõtte suurusest sageli kohustuslik koostada riskihindamise protokoll kõige kohta, mis puudutab teie töötajate füüsilist ja vaimset ohutust.
Kuigi potentsiaalsete õnnetuste loetlemine võib tunduda suhteliselt lihtne, on vaimse tervise raskuste ja nende vallandajate hindamine üsna keeruline.
Oleme kokku pannud töökoha vaimse tervise riskihindamise malli, tuvastades valdkonnad ja küsimused, mida saate oma olukorrale kohandada ja mugandada, et teil oleks lihtsam alustada! 
Pidage meeles, et selle toimimiseks ja asjakohasuse tagamiseks peate potentsiaalsete riskide ja praeguste olukordade loetlemisel olema võimalikult realistlik ja aus. Olukorra tõeline mõistmine on esimene samm muutuse poole!

I – Tuvastage riskid ja potentsiaalsed stressitekitajad

Need võivad erineda sõltuvalt ettevõtte tüübist, tööstusharust, suurusest ja sellest, kas tegemist on täielikult kaugtööga või mitte, kuid üldiselt saame tuvastada 7 stressitekitaja valdkonda, mida käsitleme allpool. Iga jaotise all oleme välja toonud mõned küsimused, mille vastused (kas “Jah”, “Ei” või “Pole kindel”) võiksite soovi korral kirja panna.

Riskide tuvastamine on vaid pool võitlusest.

Ärge raisake tunde tabelite käsitsi jälgimisele. Siffi platvorm automatiseerib hindamisprotsessi, andes teile reaalajas andmeid stressitaseme ja psühholoogilise turvalisuse kohta kogu teie organisatsioonis.

1. Keskkond

See võib tähendada:
  • Ergonoomiline paigutus
  • Valguse ja õhu kvaliteet
  • Ruumikus
  • Mürasaaste
  • Mugav temperatuur (liiga külm või liiga soe)
  • Kaasav disain (ligipääsutõkked liikumispuudega inimestele…)
Need on vaid mõned keskkonna stressitekitajad, mida võite oma töökohas potentsiaalselt tuvastada.
Riskide tuvastamisel keskkonna valdkonnas vastake järgmistele küsimustele oma parimate teadmiste kohaselt:
  • Kas esineb füüsilisi ohutegureid (müra, temperatuur, kemikaalid jne)?
  • Kas töökoha kujundamisel pole arvestatud töö füüsiliste ja vaimsete nõuetega, võrreldes töötajate võimetega?
Kui teie meeskond on hübriidne või täielikult kaugtööl, küsige endalt, millist tuge ettevõte praegu pakub, et tagada iga töötaja turvaline töökeskkond oma kodukontoris.
Raske on väljapoole mõelda, kui oled selles sees

2. Rolli nõudmised

See hõlmab:
  • Suur töökoormus
  • Sagedane ületunnitöö
  • Nõudmised ei vasta ametijuhendile
  • Kiire tempo
Siin on mõned meie soovitatud küsimused, millele tõetruult vastata:
  • Kas töötajad töötavad regulaarselt või ajutiselt suure surve all (kiirtööd, ranged tähtajad)?
  • Kas töötajate tööpäevad on regulaarselt või ajutiselt pikad?
  • Kas töökoormus on regulaarselt või ajutiselt väga suur?
  • Kas töö on monotoonne?
  • Kas vastab tõele, et töötajad ei tea, millised on nende kohustused?
  • Kas töötajatele esitatakse vastuolulisi nõudmisi?
Rahuldamata ootused on suured stressitekitajad

3. Kontroll/juhtimine

Asjad nagu:
  • mikrojuhtimine,
  • kui palju vabadust on töötajatel oma töö tegemise viisi osas
  • pudelikaelad
Soovitatud küsimused:
  • Kas uued töötajad alustavad tööd ilma piisava sissejuhatava koolituse ja juhendamiseta?
  • Kas töötajatel puudub võimalus mõjutada oma töö tegemise viisi?
  • Kas töötajatel puudub võimalus mõjutada oma töö sisu?
  • Kas töötajatel puudub võimalus planeerida oma tööd, teha ise otsuseid ja võtta vastutust?
  • Kas ülesanded on nii killustatud, et töötajad ei mõista oma panust lõpptootesse?
  • Kas tööaeg on fikseeritud?
Millal muutub juhendamine mikrojuhtimiseks?

4. Tugi

See võib tähendada:
  • nii veebipõhised kui ka füüsilised ressursid nagu rakendused, esmaabiandjad ja kolmandad osapooled
  • Julgustamine ja tunnustamine
  • programmid ja koolitused kohapeal või kolmandate osapoolte spetsialistide kaudu
Soovitatud küsimused:
  • Kas töötajatel napib nii positiivset kui ka negatiivset tagasisidet?
  • Kas töötajad ei saa tunnustust ja neid ei premeerita ootuste ületamise eest?
  • Kas töötajatel napib juhtide ja kolleegide tuge?
Ära alahinda positiivse tagasiside jõudu

5. Suhted

See hõlmab:
  • Kuidas inimesed omavahel suhtlevad,
  • olemasolev kultuur: rituaalid ja traditsioonid
  • kuidas käsitletakse head ja halba käitumist
  • konfliktide juhtimine
Soovitatud küsimused:
  • Kas tööõhkkond töökohal on halb?
  • Kas koostöö töötajate rühmade (nt osakondade) vahel on halb?
  • Kas töötajate vahel on isiklikke või grupisiseseid konflikte?
  • Kas tööprobleemid ja probleemid töötajate ning juhtkonna vahel jäävad lahendamata?
  • Kas töötajate vaheline konkurents on tugev?
  • Kas esineb kiusamist või ahistamist?
Avatud ruum või hoopis kuulujuttude levitamiseks?

6. Muutus

Kas teie ja teie kolleegid teavad:
  • Kuidas muutustega toime tullakse?
  • Kuidas muutustest teavitatakse?
Soovitatud küsimused, mida uurida:
  • Kas on tõsi, et töötajad jäävad toetusteta muutuste ajal või kui ettevõtte tulevik on ebakindel, et vältida rahulolematust?

7. Muud ja isiklikud tegurid

Kõik, mis on seotud konkreetsete juhtumite ja individuaalsete olukordadega. Kui kellelgi on erivajadusi, mis võivad vallandada vaimse tervise probleeme…

Mis nüüd?

Et hinnata teie ettevõtte riskitaset, vaadake, kui paljudele neist küsimustest vastati positiivselt.
Soovitame nendele küsimustele vastates olla pigem range kui leebe. See aitab olukorda kiiremini parandada.
Üks viis riski hindamiseks võib olla järgmine: 
  • Riskitase 0: ühelegi küsimusele ei vastatud positiivselt.
  • Riskitase 1: kõikidele küsimustele vastati kokku kuni kahe „JAH”-vastusega.
  • Riskitase 2: igas alakategoorias oli vähemalt üks „JAH”-vastus.
  • Riskitase 3: viis või enam „JAH”-vastust.

Kas soovite luua kuldstandardi heaolukultuuri?

Olge kursis uusimate parimate tavadega vaimse tervise riskide juhtimises, alates läbipõlemise tuvastamisest kuni progressiivse juhtimise valdamiseni.
Kui selgub, et teie ettevõte või meeskond on riskitasemel 2 või 3, siis tasub oma tulemuste ja ettevõtte üldise heaolu parandamiseks pöörata tähelepanu järgmistele meetmetele:
Rolli osas
  • Määratlege selgelt töötajate ülesanded, funktsioonid ja vastutusalad.
  • Tagage, et piisavad ressursid on üldiselt kättesaadavad, eriti kõrge nõudluse ajal.
  • Struktureerige tegevused ja töövoog ümber, et vältida kitsaskohti ja korduvaid kõrge töökoormuse aegu.
  • Teavitage töötajaid ette tootmisplaanidest ja võimalikest kõrge stressi perioodidest.
  • Jälgige töökoormust ja kontrollige süstemaatiliselt, kuidas töötajad toime tulevad väga kõrge füüsilise ja vaimse koormusega.
  • Hoidke ületunnitöö miinimumis ja leppige kokku viisid, kuidas kompenseerida väga kõrge töökoormusega perioode.
  • Tagage, et töötajatel on piisav koolitus ja oskused oma ülesannete täitmiseks.
  • Julgustage töötajaid pidevalt oma oskusi arendama.
  • Laiendage tööülesannete ulatust, et mitmekesistada tööd.
Ülesannete juhtimise osas
  • Konsulteerige töötajate ja nende esindajatega töökorralduse, sisu ja mahu osas.
  • Näidake töötajatele usaldust, delegeerides vastutust ja probleemide lahendamist.
  • Jälgige pidevalt töötajate rahulolu oma tööga.
  • Suurendage töötajate kaasatuse tunnet oma töösse, näiteks rõhutades nende töö laiemat mõju ja esile tõstes nende rolli ja panust lõpptootesse või teenusesse.
  • Viige sisse paindlik tööaeg ja peresõbralikud lahendused.
Sotsiaalse kliima osas
  • Arendage ja rakendage meetmeid konfliktide lahendamiseks töökohal.
  • Korraldage koosolek, et arutada olemasolevaid probleeme töötajate seas. Julgustage töötajaid leidma probleemide põhjuseid ja lahendusi.
  • Pakkuge koolitust isiklike konfliktide lahendamisel. Eriti oluline on tagada, et juhid on saanud vajaliku koolituse ja suudavad inimesi juhtida.
  • Arendage ja rakendage kiusamisvastast poliitikat.
Toe osas
  • Õpetage juhte andma konstruktiivset tagasisidet ning kiitma ja toetama alluvaid.
  • Korraldage uutele töötajatele korralik sisseelamiskoolitus; kaasake kogenud töötajad uutele töötajatele juhendajateks, õpetajateks ja mentoriteks.
  • Suhelge töötajate ja nende esindajatega selgelt ja avalikult kõigist kavandatavatest muudatustest (sealhulgas koondamistest) enne, ajal ja pärast muudatusi.
  • Lubage töötajatel arutada ja mõjutada muudatusi.
  • Pakkuge koondatavatele töötajatele spetsialiseeritud koolitust ja professionaalset nõustamist nende tulevaste karjäärivõimaluste osas.
Isegi kui leiate end madalal riskitasemel, ei tohiks see takistada teid nende probleemide käsitlemisest. Jätmata “ravimata”, kipuvad probleemid pigem kasvama kui iseenesest kaduma.

II – Hinnake, mis on juba olemas (kolmandad osapooled, koolitus..)

See on teie võimalus põhjalikult üle vaadata, mida ettevõte on juba rakendanud ja töötajatele pakub nende riskide jälgimiseks ja vähendamiseks.
  1. Loetlege pingutused, mida ettevõte on teinud tööruumi või kodust töötamise korralduse parandamiseks
  2. Selgitage, mis on paigas, et veenduda, et ootused vastavad reaalsusele töökoormuse ja juhtimise osas
  3. Jagage, millised paindlikkuse võimalused on töötajatel oma ülesannete täitmisel.
  4. Loetlege, millist tuge pakutakse personalile vaimse tervise ja heaolu osas
  5. Jagage ettevõtte kultuuri, juhiseid, väärtusi ja reegleid.
  6. Selgitage, kuidas muudatusi käsitletakse ja kogu ettevõttele edastatakse
Nüüd olete valmis koostama plaani edasiminekuks!

III – Tegevuskava vaimse tervise ja heaolu parandamiseks

Omage plaani!
Nüüd, kui olete riskid tuvastanud ja kindlaks teinud, mis on hetkel olemas, on veel mõned olulised asjad teha:
  • Jälgige innovatsiooni ja uurige, mida saab igas valdkonnas parandada ning mida teha kriisi/hädaolukorra puhul
  • Kui vaja, parandage protsesse (kuidas teavitada personali olemasolevast)
  • Määrake selge vastutus. Ilma ametliku vastutajata võib vastutus kiiresti hajuda ja jääda õhku rippuma.
  • Määrake uute rakenduste tähtaeg
  • Jälgige, vaadake üle ja uuendage regulaarselt
Pole kunagi liiga hilja hakata hindama vaimse tervise ja heaolu riske teie ettevõttes.
Alguses võib see tunduda hirmutav, kuid see ei pea olema.
Alustage sellest, mida teate, ja kaasake vajadusel spetsialistide ja kolmandate osapoolte abi. Ärge eeldage vastuseid, olge ausad ja vaadake, kuidas teie meeskonna vaimne tervis paraneb!
Tundke riske. Teavitage neist. Olge valmis aitama, kui need ilmnevad.
Seotud:

Muutke oma riskihindamine hoolivuse kultuuriks.

Riski tuvastamine on esimene samm. Kuidas seda parandada, on järgmine samm. Meie ekspertide juhitud töötoad personalijuhtidele ja juhtidele annavad praktilisi oskusi, mis on vajalikud teie hinnangus leitud lünkade kõrvaldamiseks.

Korduma kippuvad küsimused

Paljudes jurisdiktsioonides on tööandjatel seaduslik “hoolsuskohustus” kaitsta töötajaid nii füüsilise kui ka psühholoogilise kahju eest. Kuigi konkreetsed seadused on riigiti erinevad, on dokumenteeritud riskihinnangud sageli kohustuslikud teatud suurusega ettevõtetele, et näidata, et nad tuvastavad ja leevendavad aktiivselt psühhosotsiaalseid ohte, nagu läbipõlemine, kiusamine ja liigne töökoormus.

Riskihindamine ei ole ühekordne ülesanne; see peaks olema “elav dokument.” Vähemalt tuleks seda üle vaadata kord aastas. Kuid peaksite käivitama ka uue hindamise suuremate organisatsiooniliste muutuste ajal, näiteks ühinemise, kaugtööle ülemineku või märkimisväärse töötajate voolavuse või haiguslehtede arvu kasvu korral.

Sisemised küsitlused sobivad suurepäraselt “sisekliima kiirülevaateks”, kuid vastustes puudub sageli piisav ausus, kui töötajad kardavad, et nende vastused pole tõeliselt anonüümsed. Professionaalne hindamine, näiteks Siffi platvormi kaudu läbiviidav, kasutab valideeritud psühholoogilisi raamistikke ja kolmanda osapoole anonüümsust, et saada oluliselt täpsem ülevaade riskitasemetest, vältides ettevõttesisese poliitika mõju.

Kuigi füüsilised ohud on kodus väiksemad, suurenevad sageli psühholoogilised riskid. Kõige tavalisemad varjatud stressiallikad kaugmeeskondades on “hägused piirid” (raskused tööst välja lülitumisel), sotsiaalne isolatsioon ja “digitaalne hõõrdumine” (frustratsioon tööriistadega või selge asünkroonse suhtluse puudumine).

Autori kohta

Morgane Oleron

Morgane Oléron

Psühholoogia sisulooja Siffis

Morgane loob kaastundlikku ja kaasahaaravat sisu, mis muudab vaimse tervise vestlused inimlikumaks ja kättesaadavamaks. Siffis ühendab ta jutustamise ja strateegia, et edendada hoolivuse ja ühenduse kultuuri töökohal.

Viimased postitused

Kui valmis on teie organisatsioon?

Tehke kiire enesehindamine, et avastada, milline on teie ettevõtte vaimse tervise valmisolek,

Tööheaolu aruanne

Võrdlusandmed enam kui 50 organisatsioonilt vaimse tervise toe kasutamise, ROI ja töötajate kaasatust tegelikult mõjutavate tegurite kohta.

Palun sisestage kehtiv e-posti aadress